Cuando las chiripas dañan tu máquina fiscal: acciones y recomendaciones

¿Cómo mantener la máquina fiscal libre de insectos y bajo el cuidado que exigen? Al tratar el tema de máquinas fiscales debemos ser sumamente sigilosos en el ciclo del proceso de mantenimiento y los cuidados que debe proporcionar el técnico fiscal.

Este tipo de maquinaria fiscal solo puede ser abierta por un técnico autorizado por el SENIAT o a través de un distribuidor de máquinas fiscales. Debe ser comprobado la apertura del equipo por autoridades no competentes la empresa responsable de la máquina fiscal será sancionada según el código de comercio y tendrá que adquirir un equipo nuevo en los próximos 2 días hábiles a partir de su comprobación. Esto nos demuestra la importancia legal que los equipos poseen al tratarse de un tema tan delicado y los cuales funcionan como medio de facturación para los comercios.

Otra de las exigencias legales que deben atender los responsables y dueños de las máquinas fiscales es realizar una inspección anual obligatoria donde se constate el buen estado del equipo, su funcionamiento y actualizaciones. Quisimos destacar estas dos normativas para plantearles a los comerciantes que si bien la máquina fiscal es un activo delicado por su importancia legal, hay posibilidades para mantener su cuidado, y la inspección anual es una de ellas. Es una buena oportunidad para que el técnico autorizado pueda hacer una limpieza interna del equipo.

Este es un punto importante ya que a través de todos estos años que tenemos de experiencia realizando servicios técnicos de las máquinas fiscales nos hemos encontrado con escenario complejos del cuidado de estos equipos: cajas registradoras infectadas con insectos o chiripas causando daños a los componentes internos, tarjetas principales, impresores, etc. Incluso, hemos tenido la experiencia de que las condiciones de estos equipos son irreparables por el daño causado de los insectos.

¿El causante? Las chiripas o cucarachas en su organismo desechan una especie de ácido y toxinas que van dañando progresivamente los componentes electrónicos internos de las máquinas fiscales. Además, causan dificultades para su reparación. Es por ello que compartimos recomendaciones generales para tener un cuidado exhaustivo de estos equipos:

  • Fumigar periódicamente y mantener los alrededores limpios.
  • Hacer no solo la inspección anual sino solicitar mantenimiento preventivo a su centro de servicio técnico.
  • Al cerrar el día, colocarle una protección al equipo, por ejemplo un forro.
  • Aprovechar la inspección anual donde hay un técnico autorizado para realizar la limpieza interna del equipo, así el equipo puede durar más tiempo y no se convierte en un espacio de seguridad y reproducción de las chiripas.
  • Limpiar con un pañito húmedo el exterior de la máquina periódicamente, teniendo el cuidado de no mojar componentes internos.

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Razones para usar una máquina fiscal

Tienes un negocio nuevo, sabes que “todo el mundo” tiene máquinas fiscales en el suyo, ¿pero no tienes muy clara su utilidad? ¿Eres de los que piensan que tener una máquina fiscal es solo un requisito o, incluso, un problema? ¡La Familia Macfiscal trae para ti 11 razones para usarla! Y si necesitas ayuda para instalarla, entenderla o repararla, ¡contáctanos!

  1. Mejora el control de tu inventario.
  2. Permite controlar las transacciones de ventas.
  3. Facilita la obtención de informaciones de ventas a través de reportes.
  4. Facilita el suministro de información y registro de las transacciones de venta al contador.
  5. Permite mejorar la velocidad de atención de los clientes.
  6. Mejora el control de flujo de efectivo del negocio.
  7. Permite ahorrar dinero en la compra de talonario de facturas.
  8. Facilita el cálculo de pago de IVA e impuestos basados en los ingresos de la empresa.
  9. Ayuda a mejorar la obtención de datos estadísticos.
  10. Permite cumplir con las normativas y deberes formales requeridos por la administración tributaria SENIAT.
  11. Permite llevar el control de cajeros.

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Buenas prácticas para el uso correcto de tu máquina fiscal

Aprender a usar tu máquina fiscal, de forma correcta, puede ser una tarea sencilla si cuentas con la asesoría más adecuada. Es por ello que dejamos a tu disposición una breve lista para que tú mismo identifiques qué tanto sabes de las buenas prácticas y cuáles son tus deberes principales para cuidarla:

  1. Realizar todas las transacciones de ventas por la máquina fiscal, sin excepción.
  2. La máquina fiscal debe estar conectada a un UPS para protegerla de variaciones de luz, los equipos no tienen garantías por daños de este tipo.
  3. En caso de que la máquina fiscal posea cortador de papel automático evitar halar el papel cuando se realiza una operación.
  4. Recuerda sacar el reporte Z diario por cada día de operación.
  5. Si al finalizar el día se bajan los breques o se quita la luz en el local, debes cerciorarte de apagar antes la máquina fiscal.
  6. Proteger la máquina de suciedades, chiripas e insectos que puedan ocasionarle daños.
  7. Hacer la inspección anual obligatoria a la máquina fiscal (recuerda que es un deber formal).
  8. Mantener el libro control de mantenimiento y reparaciones en buen estado y en el sitio donde se encuentre la máquina fiscal.
  9. Estar atento cuando la máquina fiscal indique que se está agotando la memoria fiscal, por lo general avisa 90 días antes. Cuando esto ocurra debe comunicarse inmediatamente con su centro de servicio técnico.
  10. Es recomendable tener en un lugar visible para el usuario de la máquina fiscal: como realizar una venta personalizada o una nota de débito si la máquina fiscal lo permite.
  11. Informar inmediatamente al centro de servicio técnico si la máquina fiscal presenta algún tipo de error o alteración.
  12. Si se posee dudas o se comete un error al realizar algún tipo de operación, es recomendable consultar inmediatamente con su distribuidor autorizado.
  13. Si tu máquina fiscal emite ticket de auditoría se deben conservar estos rollos en orden cronológico por 5 años, en un lugar donde pueda encontrarse fácilmente a la hora de una inspección gubernamental.
  14. Mantener almacenado por lo menos una caja de papel para la máquina fiscal en un lugar donde esté seguro de no mojarse o que le pegue directamente el sol.

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Máquinas fiscales, ¿para qué sirven?

Héctor Naspe es un conocido emprendedor venezolano, quien desde el año 2007 ha iniciado un proyecto denominado “Servicios Macfiscal”, el cual se ha convertido en un referente en el área de la facturación y máquinas fiscales para grandes empresas, PYMES y emprendimientos

Naspe considera que hoy día existe mucha dudas acerca del uso de las máquinas fiscales y se debe concientizar al público sobre cuál es la forma más idónea de llevar el registro financiero de una empresa, pero siempre atendiendo al modelo de negocio que se utiliza. “Las máquinas fiscales son un medio de facturación. En nuestro país existen tres medios de facturación: la pre-impresa, la forma libre y las máquinas fiscales”, afirma Héctor Naspe.

En Servicios Macfiscal ofrecen asesoramiento para identificar cuál es el medio de facturación más idóneo para tu negocio, aunado a que se encuentran avalados por el SENIAT para la prestación del servicio en el país.

Héctor Naspe se mantiene estrechamente unido a la comunidad emprendedora de Venezuela. En su labor se ha topado en innumerable de ocasiones con personas que le preguntas: ¿en qué momento es oportuno para un emprendedor utilizar máquinas fiscales? Naspe afirma que no hay una metodología exacta para saber cuándo comenzar a utilizarla. Todo depende del modelo negocio con el cual se trabaje. “Si tienes un negocio de comida, la ley establece el uso de la máquina fiscal desde el primer día. Pero si es otra clase de emprendimiento y facturas como persona natural, no lo requieres, a menos que pases las 1.500 unidades tributarias”. Para Naspe, es fundamental conocer las normativas fiscales vigentes en el país al momento de establecer un negocio, incluso siendo emprendedores.

Para un comerciante que requiera el manejo de un gran inventario, lo más idóneo es la utilización de un sistema administrativo y de una impresora fiscal. En cambio, si el negocio trabaja más al detal, al menudeo, por ejemplo una panadería o abasto, lo más favorable será el uso de una caja registradora.

Las máquinas fiscales pueden permitirle al empresario controlar de forma eficaz las finanzas de su negocio, permitiendo tener control del dinero que entra y sale, alcanzar una mejor rentabilidad, manejar el inventario de los productos que dispensan, verificar cuántas veces se abre la gaveta de la maquina fiscal, así como poder cumplir con las especificaciones que el SENIAT postula. Para Héctor Naspe, una maquina fiscal es fundamental ya que posibilita tener control en tu negocio y eso repercutirá en una mejor atención al cliente.

Glosario fiscal

Héctor Naspe nos explicó brevemente cuáles son los tres tipos de medios de facturación utilizado en Venezuela

Pre-impresa: son aquellas facturas que se llenan a mano. Todos los talonarios de facturas deben ser adquiridos en una imprenta autorizada por el SENIAT. En Servicios Macfiscal prestan el servicio por la alianza que poseen con algunas imprentas autorizadas.

Forma libre: son el tipo de factura que se utilizan cuando tenemos un sistema administrativo y éste nos genera la información que debe llevar la factura. Este tipo de facturas o medio de facturación) se deben hacer a través de imprentas autorizadas por el SENIAT. En Servicios Macfiscal se atiende a todos los emprendedores del país con este servicio y que requieren facturas legales para comercializar sus productos y servicios.

Maquinas fiscales: es un medio de facturación avalado por el SENIAT. En la Providencia 0071 el SENIAT establece cuáles son los negocios que deben contar con máquinas fiscales. En Servicio Macfiscal distribuyen y venden máquinas fiscales, así como el servicio técnico y mantenimiento de los mismos.

12 pasos para elegir adecuadamente el medio de facturación de tu negocio

Los emprendedores y comerciantes, al gestionar un local, les cuesta reconocer cuál es medio de facturación más adecuado. ¡Entérate cómo escogerlo!

Los emprendedores y comerciantes, al gestionar un local, les cuesta reconocer cuál es medio de facturación más adecuado. ¡Entérate cómo escogerlo!

  1. Descubrir o tener claro tu modelo de negocio (clientes, productos, servicios, ingresos, flujo de efectivo, etc.).
  2. Buscar asesoría sobre el medio de facturación que se adapte a tu modelo de negocio.
  3. En caso de elegir máquina fiscal se debe evaluar el tipo de equipo fiscal disponible que se adapte y ayude a ejecutar adecuadamente tu modelo de negocio.
  4. En caso de elegir facturas pre-impresas o forma libre, seleccionar una imprenta autorizada por el SENIAT para su elaboración.
  5. Al seleccionar un distribuidor de máquina fiscal autorizado por el SENIAT debes asegurarte que posea técnicos disponibles en la zona y que ofrezca la programación e inducción necesaria para la utilización de máquinas fiscales.
  6. Si el medio de facturación elegido es una impresora fiscal, debes corroborar que sea compatible con el sistema administrativo que adquieras.
  7. Al adquirir una impresora fiscal, cerciórate si se requiere un visor fiscal y visor de precios, ambos son exigidos obligatoriamente para los equipos que no los tengan incluidos.
  8. Recuerda que debes adquirir el consumible necesario para que la máquina funcione (rollos de papel y/o cintas), te sugerimos que adquieras por lo menos una caja de papel.
  9. Asegúrate que la inducción sea suministrada en tu local o comercio y que puedan estar presentes, tanto la persona que va operar la maquina fiscal como el encargado o tú como dueño del negocio.
  10. Tomar nota o marcar en el manual de usuario de la máquina fiscal, los pasos o procesos más comunes o que vas a utilizar frecuentemente.
  11. Asegúrate que el distribuidor tenga atención telefónica inmediata, sobre todo en los inicios de utilizar la máquina fiscal.
  12. Si el medio de facturación de tu negocio es la máquina fiscal, recuerda que debes adquirir un talonario de facturas de contingencia en una imprenta autorizada por el SENIAT. Este es un deber formal que exige la ley, para los supuestos que no se pueda usar la máquina fiscal

¿Cuándo Realizar El Cambio de Memoria Fiscal?

Cuanto dura una memoria fiscal

tiempoNormalmente al realizar de adquirir una máquina fiscal se dice que la memoria fiscal del equipo dura aproximadamente entre 5 o 6 años, a esta información casi no se le da importancia. Sin embargo, al pasar el tiempo de repente la máquina comienza a decir que la memoria fiscal está agotada o arroja un error indicando esta información.

Pero ¿qué es una memoria fiscal? En la Providencia Administrativa del SENIAT 0592 en su artículo 13 numeral 11 se define como: Leer más “¿Cuándo Realizar El Cambio de Memoria Fiscal?”

MI CAJA REGISTRADORA NO FACTURA MAS DE BS. 999,99

Límite de Precio en la Caja Registradora

caja-registradoraPara las personas que adquirieron su Caja Registradora posterior a la entrada en vigencia de la Reconversión Monetaria, es decir, a partir de 01 de Enero de 2008, probablemente sus Cajas Registradoras no pueden marcar más de Bs 999,99. Esto se debe a que al ser programada se limitó el límite de precio para evitar errores en la facturación.

Por esas fechas la mayoría de los clientes pedían que fueran disminuido los límites de precios por productos (Departamentos o PLU’s) por los constantes errores que estaban cometiendo a la hora de facturar, ya que no estábamos acostumbrado a marcar montos en pequeñas unidades sino en miles y hasta millones. Actualmente por los altos índice de inflación volvemos a tener productos que por lo general poseen precios superiores a Bs. 1.000 y Bs. 10.000.

Si este es tu caso, no te preocupes, tiene solución. Leer más “MI CAJA REGISTRADORA NO FACTURA MAS DE BS. 999,99”